視頻會議室的設計是影響視頻會議效果的重要因素之一，包括會場設備、會場布局、會場環境等。會議室的設計涉及的內容非常廣泛，限于篇幅，我們下面僅列出部分因素及建議。
視頻會議會場設備包括攝像機、電視機、話筒以及音響系統等具體的視音頻信號輸入、輸出設備。結合不同的會場布局和裝修條件，這些設備在配置上都應該有所差異，才能真正保證會議效果。比如，會場的擴聲系統必須與會場布局進行很好的配合才能真正保證其效果，專業的擴聲系統設計依賴于復雜的聲場測試與反復調試過程。
視頻會議會場布局包括總體設計、會場面積、會場裝修等：
1、會議室的空間布置
會議室空間主要根據參會最多人數來決定。4-6人的小會議室，座位通常采用一字排開或小扇形；大中型會議室，座位擺放大部分采取U字型，以取得最佳視頻角度。
視頻會議相關房間應采用暗敷底方式布放纜線，方便穿線。房間內的桌面采用中性或淺色，可以將天花板投下的燈光均勻地反射到與會者的臉部。不要使用白色的桌面，鏡頭會為了適應白色的亮度使光圈自動調小，與會者就會顯得過暗。視頻會議室應遠離嘈雜或人員進出頻繁的區域，以免與會者感覺不舒適。
2、會議室的光源控制
由于召開會議的時間是隨機的，所以室內應使用人工光源，避免自然光。會議室最佳的光源應該是日光燈或三基色燈。同時務必避免攝像機取景范圍內有窗戶，否則室外光源會迫使攝像機光圈太小，造成黑暗。
3、會議室的音頻設備布置
視頻會議室內的回音反射雜波對會議的效果影響較大，所以建議將雜波控制在50db spl以內。如何有效地控制雜波呢？采用全向麥克風或者定向麥克風。全向麥克風應具有自動增益控制、全向采集聲音等功能；定向麥克風通常一人一支。整套系統應以滿足會議室需求為原則，盡量避免使用過多麥克風而造成不良影響。此外，會議室須做吸音處理。
4、會議室的室內裝潢
靠窗的墻面可采用具有吸音效果的窗簾（布幔）來隔絕窗外雜音，其中以絨布皺褶窗簾或布幔效果最佳。視頻會議室內墻面應用軟包裝飾。地板最好鋪地毯，避免人員走動產生太多雜聲；同時盡量不要采用大理石墻面，因大理石容易反射雜訊，影響聲音效果。
5、會議室的電源控制
攝像機、電視機等視頻設備最好采用同相電源，重要會場的mcu、codec、攝像機應采用不間斷電源。在會議桌的附近要安裝適量的網絡插口和相應的220v電源插座。
6、會議室的環境布置
標準的視頻會議的環境，溫度18-25℃。保持室內氣流通暢，不宜過大。室內盡量配備通訊設備專用的滅火器。預留不少于2個網絡插入端口。盡量降低室內外噪音。
